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Quand vous démarrez un business, ou que vous voulez agrandir votre entreprise, vous avez besoin de connaître des outils essentiels pour votre business. Ce sont des logiciels ou des applications en ligne, accessible par ordinateur ou sur votre smartphone, vous aidant à gérer votre temps, votre argent, ou encore vos clients.
L’organisation de la vie digitale de l’entreprise est aussi importante que la gestion des ressources humaines et financières. Et il ne s’agit pas seulement de posséder un site Internet responsive. Entre la correspondance avec les collaborateurs et les mails avec les clients, il faudra trouver du temps pour trouver de nouveaux prospects à convertir.
Voici le top 10 des outils essentiels pour gérer son business d’une main de maître.
1- Créez votre site Internet
Que vous soyez dans le e-commerce ou un magasin physique, posséder un site Internet est indispensable pour avoir un business qui perce le marché. Les consommateurs vont sur Internet quand ils ne peuvent pas visiter votre local.
Pour la création de votre site Web, vous n’êtes pas obligé de connaître des lignes de codes. Il y a des spécialistes qui peuvent vous assister dans cette démarche. En suivant une petite formation, vous pouvez concevoir votre vitrine virtuelle grâce à des instruments en lignes faciles à utiliser et intuitifs. WordPress est l’un des outils les plus utilisés du moment pour cette tâche.
2- Une adresse mail spécialement pour le business
Votre adresse mail d’entreprise doit être reliée à votre site Internet, ce n’est pas celle que vous utiliserez pour envoyer des photos à votre grand-mère. Idéalement, elle doit en porter le nom et avoir la même extension de nom de domaine.
Il est vrai qu’il y avait un temps ou le @gmail.com était acceptable dans le business, mais en ces temps où le professionnalisme est un critère scruté par les clients et les collaborateurs, ce n’est plus d’actualité.
3- Des comptes sur les réseaux sociaux
Aujourd’hui, le site Web ne suffit pas pour être visible par les internautes. Sur les 4.5 milliards d’utilisateurs du Web, 3.8 milliards sont présents sur les réseaux sociaux. Ces derniers ont conquis toutes les classes d’âges.
Une page Facebook et un compte Twitter pour permettre à vos fans d’avoir de vos nouvelles, un compte Instagram pour la communication visuelle, un profil sur LinkedIn pour les relations professionnelles …
4- Une plateforme de contact en direct
Dans un Web business performant, le contact en direct avec les collaborateurs ou les employés est importants. Le confinement à cause de la pandémie a forcé les travailleurs à rester chez eux. Le Tchat en direct et les conférences vidéos ont été indispensables pour permettre aux employeurs de donner des directives.
Vous pouvez choisir entre des outils comme Skype ou Zoom, qui n’ont besoin que d’une connexion Internet pour assurer la communication de base.
5- Le stockage de donnée en ligne
Le temps de la lourde serviette remplie de dossier que l’on ramène à la maison est terminé. Vous pouvez stocker vos documents sur le cloud pour pouvoir y accéder partout où il y a une connexion Internet. Les fichiers envoyés dans un nuage numérique peuvent aussi être accessibles par vos collaborateurs.
6-Une plateforme d’envoi et de réception de données
Vous faites souvent transiter de gros paquets de données ? Choisissez une plateforme d’envoi et de réception qui vous permet de partager les informations à volume important. Cet outil peut avoir la même fonction que le cloud, mais son utilisation est légèrement différente. Les fichiers ne sont pas disponibles pour le long terme, il s’agit d’envois ponctuels.
7- Une plateforme de paiement
Vous faites du business sur le Web ? Cela implique que vous devez pouvoir encaisser des paiements par Internet. Pour gagner de l’argent, il faut être capable d’en recevoir. Pour être efficace, utilisez plusieurs types de plateformes, au lieu de vous contenter d’un seul type de carte. PayPal est le leader du moment, mais il y a également quelques grands noms comme Payoneer, WorldPay, Skrill, WePay …
8- Une application pour prendre des notes
Parfois, au moment où vous ne vous y attendez pas, vous trouvez une idée géniale pour améliorer votre business. Quand vous êtes un entrepreneur, la sérendipité peut vous surprendre à tout instant. Saisissez l’inspiration au vol et notez-la rapidement quelque part dans votre téléphone ou sur la tablette, à l’aide d’une application qui sert de bloc note.
9- Gestion de vos employés
Quand votre business grandit, vous engagez du personnel pour déléguer des tâches chronophages et répétitives qui ne peuvent être automatisées. Il faut être capable de mesurer les performances de ceux qui travaillent pour vous, ainsi que leur degré de motivation. Une application de gestion des ressources humaines est donc un outil indispensable pour votre entreprise.
10- La gestion du temps
Vous vous sentez débordé ? Parfois vous vous perdez dans votre emploi du temps ? Utilisez un logiciel qui gère votre temps. Vous serez mieux organisé grâce à un calendrier, une liste de tâche à faire, des notifications pour vous rappeler ce qui est important … Cela vous permet aussi de vous rendre compte si un projet est rentable ou non, vu le temps que vous y consacrez.
Conclusion
Il est plus facile de créer une entreprise et la faire prospérer quand on possède les bons outils de gestion et de communication. Grâce au Web, on peut très bien travailler sans avoir de local physique. Tout peut se faire à distance, il suffit de choisir les applications qui nous conviennent pour gérer notre temps, nos relations, et mettre en place notre stratégie.
